POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GEOSTAKE INGENIERÍA S.A.S.

Vigente desde el 5 de agosto de 2026

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1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: GEOSTAKE INGENIERÍA S.A.S.

NIT: 901.819.077-1

Domicilio: Carrera 17 # 18-80, San Gil, Santander, Colombia

Correo para protección de datos: info@geostakeingenieria.com

Teléfonos: (+57) 316 820 3399 · (+57) 318 393 9565

Sitio web: www.geostakeingenieria.com

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GEOSTAKE INGENIERÍA S.A.S. (en adelante «GeoStake») actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta directamente, y como Encargado del Tratamiento cuando trata datos por cuenta de un cliente en el marco de un contrato de prestación de servicios.

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2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN​

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Esta Política establece los criterios, derechos, garantías y procedimientos que GeoStake aplica en la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales. Aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de GeoStake, cualquiera que sea su forma de recolección, y obliga a todos los empleados, contratistas y terceros que traten datos personales por cuenta de GeoStake.

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3. DEFINICIONES

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Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. Dato sensible: el que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud o datos biométricos. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tal como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. Encargado del Tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del Responsable. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Aviso de Privacidad: comunicación que informa al Titular sobre la existencia de esta Política y las finalidades del tratamiento.

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4. PRINCIPIOS APLICABLES

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GeoStake aplica los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Adicionalmente, GeoStake adopta como principio propio la minimización: no recolectar ni conservar datos personales que no sean estrictamente necesarios para la finalidad declarada.

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5. CATEGORÍAS DE DATOS QUE GEOSTAKE TRATA

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5.1 Empleados, contratistas y aspirantes. Nombre, documento de identidad, datos de contacto, hoja de vida, información laboral, datos de afiliación a seguridad social y datos bancarios para el pago de nómina u honorarios.

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5.2 Clientes, proveedores y contactos comerciales. Nombre de la persona de contacto, cargo, correo electrónico corporativo, teléfono corporativo y datos de la persona jurídica que representa.

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5.3 Usuarios de la plataforma tecnológica. Cuando GeoStake habilite acceso a su plataforma de identidad y trazabilidad de activos, los datos de autenticación e identificación de los usuarios son almacenados y gestionados por el proveedor de la plataforma en calidad de Encargado. GeoStake no almacena contraseñas en sus propias bases de datos.

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5.4 Datos que GeoStake NO trata. GeoStake declara expresamente que no recolecta ni almacena datos sensibles, salvo los estrictamente derivados de la relación laboral y exigidos por la ley; que no trata datos personales de niñas, niños y adolescentes; y que los expedientes de activos físicos no contienen datos personales de terceros. El campo de responsabilidad de cada activo identifica a una organización o entidad, nunca a una persona natural. Las fichas de consulta pública de los activos no muestran, en ningún caso, información de personas naturales.

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6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

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GeoStake trata datos personales para las siguientes finalidades: ejecutar, administrar y liquidar la relación contractual con clientes, proveedores y contratistas; facturar, recaudar y cumplir obligaciones tributarias, contables y de reporte ante autoridades; adelantar procesos de selección, contratación y administración de personal; prestar los servicios de ingeniería, topografía, consultoría y gestión ambiental contratados; operar la plataforma de identidad digital, trazabilidad y ciclo de vida de activos físicos, incluida la autenticación de usuarios autorizados; atender consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos; enviar información comercial sobre los servicios de GeoStake, únicamente cuando el Titular lo haya autorizado; cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes; y conservar registros con fines probatorios y de auditoría durante los términos legales.

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7. DERECHOS DE LOS TITULARES

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Todo Titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija; ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando la Superintendencia haya determinado que hubo conducta contraria a la ley, o cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo; y acceder de forma gratuita a sus datos personales.

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8. AUTORIZACIÓN

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GeoStake solicita la autorización previa, expresa e informada del Titular antes de tratar sus datos personales, y conserva prueba de dicha autorización. La autorización puede constar en documento físico, electrónico, mensaje de datos o cualquier medio que permita su posterior consulta. No se requiere autorización en los casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

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9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

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Canal único: info@geostakeingenieria.com. También puede radicarse por escrito en Carrera 17 # 18-80, San Gil, Santander.

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9.1 Consultas. El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de GeoStake. Plazo de respuesta: diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

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9.2 Reclamos. Cuando el Titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de los deberes legales, podrá presentar un reclamo indicando nombre e identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, GeoStake requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Plazo de respuesta: quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Mientras el reclamo esté en trámite, el dato correspondiente se marcará con la leyenda reclamo en trámite y el motivo del mismo.

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9.3 Requisito de procedibilidad. El Titular solo podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante GeoStake.

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10. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL

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Para prestar sus servicios, GeoStake se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento, entre ellos Wix.com Ltd. (sitio web, bases de datos y gestión de usuarios, con servidores en Estados Unidos) y Esri Inc. (ArcGIS Online y Survey123 para captura de información en campo, con servidores en Estados Unidos). GeoStake exige a sus Encargados el cumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 mediante los acuerdos contractuales correspondientes. Transferencia internacional: Estados Unidos se encuentra dentro de los países que la Superintendencia de Industria y Comercio ha declarado con un nivel adecuado de protección de datos, conforme a la Circular Externa 005 de 2017. La responsabilidad frente a los Titulares y frente a la autoridad permanece en cabeza de GeoStake y no se transfiere a sus Encargados.

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11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

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GeoStake adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas: control de acceso por roles y aplicación del principio de mínimo privilegio; almacenamiento cifrado de credenciales por parte del proveedor de la plataforma, sin que GeoStake almacene contraseñas; registros de auditoría de solo adición para las operaciones críticas de la plataforma; custodia separada de secretos criptográficos con procedimientos de recuperación documentados y verificados; y minimización, de modo que los expedientes de activos no contienen datos personales de terceros.

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12. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

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Conforme al Decreto 090 de 2018, la obligación de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos recae sobre las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y sobre las personas jurídicas de naturaleza pública. GeoStake Ingeniería S.A.S. no supera dicho umbral, por lo que no se encuentra obligada al registro, sin perjuicio del cumplimiento íntegro de las demás obligaciones de la Ley 1581 de 2012.

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13. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y PERÍODO DE CONSERVACIÓN

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Esta Política rige a partir del 5 de agosto de 2026 y permanecerá vigente hasta que sea modificada. Toda modificación sustancial será comunicada a los Titulares por los canales dispuestos. Los datos personales se conservarán mientras subsista la finalidad que justificó su recolección, la relación contractual o legal correspondiente, y los términos de prescripción de las acciones legales y las obligaciones de conservación contable y tributaria aplicables.

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AVISO DE PRIVACIDAD

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GEOSTAKE INGENIERÍA S.A.S., NIT 901.819.077-1, con domicilio en Carrera 17 # 18-80, San Gil, Santander, actúa como Responsable del Tratamiento de sus datos personales. Sus datos serán utilizados para gestionar la relación contractual y comercial, prestar los servicios contratados, facturar, atender sus solicitudes, operar nuestra plataforma tecnológica y cumplir obligaciones legales. Solo le enviaremos información comercial si usted lo autoriza. Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, a solicitar prueba de la autorización otorgada, a ser informado sobre su uso, a revocar la autorización y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Para ejercer sus derechos escriba a info@geostakeingenieria.com.